Οικονομικό Τμήμα

Το Οικονομικό τμήμα είναι αρμόδιο για τα παρακάτω θέματα:

 

1.  Τήρηση λογιστηρίου

2.  Παρακολούθηση εσόδων και περιουσίας

3.  Παρακολούθηση και έλεγχος δαπανών και προμηθειών

4.  Διαχείριση χρημάτων και υλικού,

τα οποία αναλύονται ειδικότερα ως εξής:

 

1.  Λογιστήριο

 

Το λογιστήριο έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες:

 

α) Τη γενική λογιστική παρακολούθηση του Οργανισμού κατά το διπλογραφικό σύστημα ή όπως κάθε φορά ορίζεται από την  κείμενη φορολογική νομοθεσία.

 

β) Την έγκαιρη σύνταξη του προϋπολογισμού κάθε χρήσης κατά τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας και σύμφωνα με τα στοιχεία που παρέχονται ενυπόγραφα από τους προϊσταμένους των υπολοίπων τμημάτων, την παρακολούθηση της υλοποίησής του κατά τη διάρκεια κάθε χρήσης και την άμεση ενημέρωση του διευθυντή ως προς την προσήκουσα υλοποίησή του.

 

γ) Τη σύνταξη του ισολογισμού, των αποτελεσμάτων χρήσης και του απολογισμού εσόδων και εξόδων κατά τις διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας, των μηνιαίων ισοζυγίων των τηρούμενων λογαριασμών, της έκθεσης φυσικής απογραφής και αξιολόγησης των περιουσιακών στοιχείων του Οργανισμού, η οποία απογραφή διενεργείται στο τέλος κάθε χρήσης από επιτροπή που ορίζεται από το Δ.Σ., συγκροτείται από υπαλλήλους διαφόρων τμημάτων του Οργανισμού και στην οποία προεδρεύει ο προϊστάμενος του Οικονομικού τμήματος.

 

1.  Έσοδα και Περιουσία

 

Το Οικονομικό τμήμα που είναι αρμόδιο για την παρακολούθηση των εσόδων και την περιουσία του Οργανισμού έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες:

 

α) Την τήρηση στο αρχείο του μητρώου-κτηματολογίου των μελών-ωφελουμένων που δεν είναι ενταγμένοι σε Τ.Ο.Ε.Β. και δεν έχουν απογραφεί από αυτούς κατά την ισχύουσα περί Ο.Ε.Β. νομοθεσία καθώς και τη με κάθε πρόσφορο μέσο παρακολούθηση όλων των οφειλετών του Οργανισμού.

 

β) Την επιμέλεια σύνταξης των καταστάσεων ή άλλων παραστατικών σχετικά με τις εισφορές, τα μισθώματα, τα δικαιώματα, τα ανταποδοτικά τέλη και λοιπά έσοδα του Οργανισμού στη βάση στοιχείων που παρέχονται και από τα υπόλοιπα τμήματα και τομείς του Οργανισμού, τη μέριμνα για τη βεβαίωση και καταχώριση στις ίδιες καταστάσεις και παραστατικά των μεταβολών που προκύπτουν από ενστάσεις ή άλλες αιτίες με σκοπό την οριστικοποίησή τους, τη μέριμνα για την είσπραξη των εισφορών, των μισθωμάτων και κάθε άλλης προσόδου για τον Οργανισμό από κάθε ωφελούμενο ή αντισυμβαλλόμενο (φυσικό ή νομικό πρόσωπό) καθώς και τη ρευστοποίηση των απαιτήσεων από τους Τ.Ο.Ε.Β.

 

γ) Την παρακολούθηση των αποτελεσμάτων εκδίκασης των ενστάσεων οφειλετών, η οποία διενεργείται από επιτροπή υπαλλήλων του Οργανισμού που ορίζεται από το Δ.Σ. Η επιτροπή, μετά την εκδίκαση των ενστάσεων, προτείνει τις μεταβολές που πρέπει να επέλθουν στις χρεωστικές καταστάσεις, οι οποίες οριστικοποιούνται μετά την έγκριση των μεταβολών από το Δ.Σ.

 

δ) Την παρακολούθηση των κάθε φύσης προσόδων που περιέρχονται νόμιμα στον Οργανισμό.

 

ε) Την έκδοση των γραμματίων είσπραξης και των συμψηφιστικών δελτίων, τα οποία πρέπει να φέρουν τις υπογραφές του υπεύθυνου για τα έσοδα υπαλλήλου του Οικονομικού τμήματος, του προϊσταμένου του Οικονομικού τμήματος και του διευθυντή. Τον έλεγχο όλων των δικαιολογητικών βεβαίωσης και είσπραξης εσόδων και τη διαφύλαξη αυτών σε αρχείο, τουλάχιστο για μία εικοσαετία. Μετά την παρέλευση της εικοσαετίας, το Δ.Σ. αποφασίζει την καταστροφή αυτών, που συντελείται από τριμελή επιτροπή οριζόμενη από το Δ.Σ. και αποτελούμενη από υπαλλήλους του Οργανισμού η οποία συντάσσει σχετικό πρωτόκολλο καταστροφής.

 

στ) Τη με οποιονδήποτε τρόπο είσπραξη των κάθε φύσης εσόδων του Οργανισμού η οποία ενεργείται όπως ορίζεται από τη σχετική νομοθεσία.

 

1.  Δαπάνες και Προμήθειες

 

Το Οικονομικό τμήμα που είναι αρμόδιο για την παρακολούθηση των δαπανών και προμηθειών του Οργανισμού, έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες:

 

α) Τη σύνταξη των μισθοδοτικών καταστάσεων του με κάθε σχέση εξαρτημένης εργασίας συνδεομένου με τον Οργανισμό προσωπικού, σύμφωνα με τα δελτία απασχόλησης που αποστέλλεται από το Διοικητικό τμήμα και την πληρωμή των κάθε φύσης αποδοχών αυτού.

 

β) Τον έλεγχο των δικαιολογητικών των οδοιπορικών εξόδων και των εκτός έδρας αποζημιώσεων μελών του Δ.Σ., του προσωπικού και τρίτων.

 

γ) Τον υπολογισμό και την έγκαιρη απόδοση των κάθε φύσης κρατήσεων υπέρ του Δημοσίου και τρίτων.

 

δ) Τον έλεγχο των δικαιολογητικών που απαιτούνται για την υλοποίηση δαπανών από παροχή υπηρεσιών, προμήθεια αγαθών και υλικών ή εκτέλεση έργων, σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος Κανονισμού.

 

ε) Την έκδοση των ενταλμάτων πληρωμής, τα οποία πρέπει να φέρουν τις υπογραφές του υπεύθυνου για τις δαπάνες υπάλληλου του Οικονομικού τμήματος, του προϊσταμένου του Οικονομικού τμήματος και του διευθυντή. Τα εντάλματα εκδίδονται μόνο όταν εξοφλείται η δαπάνη που αφορούν.

 

στ) Τη διαφύλαξη στο αρχείο όλων των δικαιολογητικών των δαπανών τουλάχιστον για μία εικοσαετία. Μετά την παρέλευση της εικοσαετίας, το Δ.Σ. αποφασίζει την καταστροφή αυτών, που συντελείται από τριμελή επιτροπή οριζόμενη από το Δ.Σ. και αποτελούμενη από υπαλλήλους του Οργανισμού η οποία συντάσσει σχετικό πρωτόκολλο καταστροφής.

 

4. Διαχείριση χρημάτων και υλικού

 

Α. Η είσπραξη, διακίνηση και μεταφορά χρημάτων του Οργανισμού, ασκείται από τον ταμία του Οργανισμού, ο οποίος έχει τα παρακάτω καθήκοντα:

 

α) Ενεργεί τις εισπράξεις και πληρωμές βάσει γραμματίων είσπραξης και ενταλμάτων πληρωμής που έχουν θεωρηθεί και που εκδίδονται κατά τις διατάξεις του παρόντος, προσυπογράφονται δε και εκτελούνται από αυτόν.

 

β) Τηρεί πρόχειρο βιβλίο ταμείου, ελέγχει και συμφωνεί καθημερινά αυτό με το λογιστικό υπόλοιπό του (έλεγχος ηλεκτρονικών συναλλαγών και μετρητών χρημάτων του ταμείου). Μεριμνά για την κατάθεση των μετρητών χρημάτων σε τραπεζικό λογαριασμό του Οργανισμού.

 

γ) Προβαίνει σε εισπράξεις και πληρωμές μόνο αν τα παραστατικά που προσκομίζονται έχουν υπογραφεί προσηκόντως. Είναι υπεύθυνος για τη διαφύλαξη κατά ημερομηνία και αύξοντα αριθμό των γραμματίων είσπραξης και ενταλμάτων πληρωμής.

 

Β. Η διαχείριση υλικού, ασκείται από το Οικονομικό τμήμα. Με απόφαση του Δ.Σ. καθορίζεται ο αριθμός των αποθηκών και οι χώροι στους οποίους θα λειτουργούν αυτές. Με απόφαση του διευθυντή ορίζονται οι αποθηκάριοι. Καθήκοντα αποθηκάριου μπορεί να ανατεθούν και σε υπαλλήλους άλλων οργανικών μονάδων. Ο αποθηκάριος έχει τα παρακάτω καθήκοντα:

 

α) Ενεργεί τις εισαγωγές των υλικών στην αποθήκη με βάση δελτία εισαγωγής τα οποία φέρουν την υπογραφή του υπεύθυνου για τις προμήθειες υπαλλήλου του Οικονομικού τμήματος.

 

β) Ενεργεί τις εξαγωγές από την αποθήκη, για μεν τα αναλώσιμα υλικά με βάση τα δελτία εξαγωγής, για δε τα πάγια στοιχεία με βάση το πρωτόκολλο παραλαβής και παράδοσης, που υπογράφονται από αυτόν που παραλαμβάνει τα υλικά. Τα πιο πάνω δελτία εισαγωγής και εξαγωγής και πρωτόκολλα παράδοσης και παραλαβής αριθμούνται και θεωρούνται από τον διευθυντή του Οργανισμού πριν τη χρησιμοποίησή τους.

Με απόφαση του Δ.Σ. μπορεί να καθοριστεί ότι για τα αναλώσιμα υλικά που καταναλώνονται επί τόπου και δεν εισέρχονται στην αποθήκη, δε θα εκδίδονται δελτία εισαγωγής και εξαγωγής.

Δικαίωμα παραλαβής υλικών από την αποθήκη (πάγιων ή/και αναλώσιμων) έχουν οι προϊστάμενοι των τμημάτων και των τομέων, οι οποίοι μπορούν να εξουσιοδοτήσουν σχετικά και άλλους υπαλλήλους του Οργανισμού.

 

γ) Είναι υπεύθυνος για τη διαφύλαξη και τη διατήρηση σε καλή κατάσταση των ειδών της αποθήκης, για την παρακολούθηση των αποθεμάτων που υφίστανται κάθε φορά και για την έγκαιρη υπόδειξη ανανέωσής τους.

 

δ) Τηρεί το βιβλίο ή τις καρτέλες της αποθήκης και είναι υπεύθυνος για την τήρηση κατά ημερομηνία και αύξοντα αριθμό των παραστατικών διαχείρισης του υλικού.

 

ε) Είναι υπεύθυνος για την υπόδειξη άχρηστων υλικών (πάγιων ή/και αναλώσιμων) της αποθήκης που πρέπει να εκποιηθούν ή καταστραφούν. Η εκποίηση ή η καταστροφή των υλικών αυτών ενεργείται από τριμελή επιτροπή αποτελούμενη από υπαλλήλους του Οργανισμού που ορίζεται με  απόφαση του Δ.Σ. Για τα υλικά που εκποιούνται ή καταστρέφονται με αυτόν τον τρόπο, εκδίδεται δελτίο εξαγωγής στο οποίο επισυνάπτεται και σχετικό πρακτικό της πιο πάνω επιτροπής.

 

5. Το Οικονομικό τμήμα ταξινομεί την επιστολική και ηλεκτρονική αλληλογραφία αρμοδιότητάς του και τη διαφυλάττει σε ειδικούς φακέλους κατ’ αντικείμενο και έτος.

 

6. Ο προϊστάμενος του τμήματος ορίζει τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για κάθε ομάδα αρμοδιοτήτων όπως αναλύονται στις παρ. 1 ως 4 του παρόντος άρθρου. Ειδικότερα όμως, ο ταμίας και ο αναπληρωτής του που είναι μόνο τακτικοί υπάλληλοι του Οργανισμού, ορίζονται από τον διευθυντή. Επίσης, καθήκοντα αποθηκάριων και των αναπληρωτών τους ανατίθενται με απόφαση του διευθυντή.